Pasi “Fokus” zbuloi rastin e kontratave kontroverse që Zyra e Regjistrimit Civil lidhi për dixhitalizimin e librave të regjistrit civil 4 vjet më parë, Drejtoria e Policisë Financiare ngriti kallëzime penale për shpërdorim të detyrës zyrtare, dhe më pas Komisioni Kundër Korrupsionit ngriti alarmin se kishte dyshime për abuzim me të dhënat personale të qytetarëve. Tani, Enti Shtetërorë i Revizionit ka publikuar gjithashtu një raport, i cili thotë se procesi i dixhitalizimit nuk është përfunduar ende, megjithëse kostot totale për këtë qëllim që nga viti 2012 arrijnë në afërsisht 8.5 milionë euro. Çfarë përcaktuan saktësisht auditorët?
Pavarësisht faktit se filloi më shumë se një dekadë më parë dhe janë investuar mbi 520 milionë denarë ose rreth 8 milionë e gjysmë euro, dixhitalizimi i librave të regjistrit civil ende nuk është përfunduar, thekson Zyra Shtetërore e Auditimit në raportin me titull “Dixhitalizimi i Librave të Regjistrit Civil”, i cili synon t’i përgjigjet pyetjes nëse dixhitalizimi i librave të regjistrit civil dhe proceseve në Administratën e Regjistrit Civil do t’i thjeshtojë dhe përshpejtojë shërbimet për qytetarët, dhe nëse cilësia e tyre do të përmirësohet?
Konkretisht, raporti i auditimit pohon se 52 përqind e të dhënave në librat e regjistrit civil janë skanuar dhe 49 përqind e të dhënave janë futur në regjistrin elektronik të civilëve.
Ky nivel zbatimi, siç është njoftuar nga ESHR-ja, nuk mundëson thjeshtimin dhe përshpejtimin e shërbimeve për qytetarët, as nuk çon në përmirësim të cilësisë së të dhënave të përdorura nga institucionet kompetente në përputhje me kompetencat e tyre ligjore.
Sipas Drejtorisë, mungesa e një strategjie të qartë, mekanizmave të kontrollit dhe burimeve njerëzore të kualifikuara pengon përmirësimin e shërbimeve për qytetarët dhe rrit rrezikun e keqpërdorimit të të dhënave personale dhe humbjes së materialit arkivor.
“Mungesa e analizave të hollësishme dhe një plani të qartë veprimi për dixhitalizimin e librave të regjistrit civil çoi në një rritje të kostove, nga 13.1 milionë denarë të planifikuar fillimisht në 157 milionë denarë. Pavarësisht kësaj rritjeje të shumëfishtë të kostove të planifikuara, procesi ende nuk është përfunduar.”
Shpenzimet totale për blerjen dhe mirëmbajtjen e regjistrit elektronik civil dhe dixhitalizimin e librave të regjistrit civil, nga viti 2012 deri më sot, arrijnë në 520,952 mijë denarë ose afërsisht 8.5 milionë euro.
Me qëllim përshpejtimin e procedurave për dixhitalizimin e librave të regjistrit civil, nga viti 2018 deri në vitin 2024, u lidhën 288 kontrata shërbimi me 216 individë për “futjen e të dhënave në një regjistër elektronik civil në një shkallë më të gjerë”.
“Është përcaktuar se shumica e personave të angazhuar nuk kanë kryer aktivitete që lidhen me futjen e të dhënave në regjistrin elektronik civil, por kanë qenë të angazhuar në kryerjen e detyrave të tjera të punës, për të cilat janë paguar mjete në vlerë prej 30.578 mijë denarësh”, thuhet në raport.
Për më tepër, auditimi përcaktoi se Zyra e Regjistrimit Civil nuk ka siguruar kushte të përshtatshme për vendosjen e librave të regjistrit civil dhe ruajtjen e materialit arkivor me vlerë të përhershme dhe materialit dokumentar në mënyrë që ai të mos dëmtohet, zhduket ose shkatërrohet.
Gjithashtu u vu re se Administrata ende nuk ka kryer një inventar të librave të regjistrit civil sipas lokalitetit, se disa nga librat janë të dëmtuar dhe disa nga materialet arkivore nuk mund të përdoren më për të konfirmuar të dhënat e regjistruara.
Rastësisht, theksohet se mungesa e udhëzimeve për regjistrimin, mbajtjen dhe kryerjen e regjistrimit të popullsisë në Administratë nuk lejon regjistrimin e centralizuar të regjistrave civilë dhe vendndodhjen e tyre, gjë që rrit rrezikun e dëmtimit ose humbjes së tyre.
“Mospërputhja e rregulloreve ligjore dhe nënligjore të miratuara në vitin 2016 në fushën e formularëve çon në lëshimin e certifikatave të lindjes me të dhëna të paplota dhe formularë të paunifikuar për të gjithë qytetarët.”
Auditimi gjeti gjithashtu mungesë të burimeve njerëzore të IT-së me përvojë dhe të kualifikuar në Administratë, gjë që rrit rrezikun për sigurinë e sistemit të saj të informacionit.
“Menaxhimi i parakohshëm dhe i padokumentuar i përdoruesve dhe i privilegjeve të tyre krijon mundësi për akses të paautorizuar në të dhënat personale të qytetarëve dhe aktivitete korruptive”, paralajmëron SAO.
Për më tepër, auditorët arritën në përfundimin se Drejtorisë i mungojnë më shumë se 55 burime njerëzore me përvojë dhe të kualifikuara, dhe niveli i reduktuar i mbikëqyrjes dhe kontrollit të vendeve të punës të ndjeshme rrit më tej rrezikun e gabimeve në operacione, duke vënë në dukje:
“Mungon monitorimi dhe analiza e regjistrave të aksesit në sistem, si dhe mbikëqyrja e zbatimit të politikave dhe procedurave për aksesin në ambientet e Zyrës, gjë që çon në mundësinë që regjistruesit të aksesojnë ambientet e Zyrës dhe regjistrin elektronik civil jashtë orarit të përcaktuar të punës, gjatë fundjavave dhe festave.”
Përveç kësaj, është përcaktuar se disa punonjës bëjnë shënime dhe ndryshime në regjistrin elektronik të gjendjes civile para orës 6:30 të mëngjesit dhe pas orës 22:00, pa mbikëqyrjen e duhur, ndërsa në disa zyra lokale, ekstraktet nga librat e gjendjes civile shtypen dhe lëshohen edhe gjatë fundjavave dhe festave.
Siç është shpjeguar nga ESHR-ja, analiza e të dhënave tregon se 92 përqind e deklaratave elektronike lëshohen në Shkup, ndërsa në qytete më të mëdha si Prilepi, Manastiri, Ohri dhe Tetova numri i deklaratave të lëshuara është dukshëm më i ulët.
Në zonat më të vogla dhe rurale, siç janë Gjevgjelia, Delçeva dhe Pehçeva, përdorimi i shërbimeve elektronike është pothuajse i papërfillshëm.
Kjo, theksojnë ata, tregon nevojën për mbështetje dhe zhvillim të shtuar të shërbimeve dixhitale, me qëllim sigurimin e aksesit të barabartë për të gjithë qytetarët.
Nga ana tjetër, auditimi tregoi se në Administratë u lëshuan 61 certifikata nënshkrimi elektronik, të cilat u shpërndanë midis regjistruesve nga të gjitha departamentet dhe zyrat rajonale.
Duke analizuar të dhënat, auditorët arritën në përfundimin se pothuajse i gjithë numri i certifikatave elektronike është nënshkruar vetëm nga 3 persona nga zyra rajonale e Shkupit, ndërsa 13 regjistrues nuk përdorën fare nënshkrim elektronik.
Në departamentin rajonal të Shkupit, thuhet në raport, sistemi “merr një numër” nuk përdoret, por qytetarët presin në radhë për të paraqitur kërkesa dhe për të tërhequr dokumente të përfunduara, gjë që krijon rrezik për sjellje korruptive nga qytetarët dhe punonjësit e Departamentit.
Pasi “Focus” në vitin 2021 zbuloi rastin e kontratave kontroverse që Zyra e Regjistrimit Civil lidhi për dixhitalizimin e librave të regjistrit civil, së pari Zyra e Policisë Financiare ngriti kallëzim penal për keqpërdorim të detyrës zyrtare, sepse dokumentacioni i tenderit ishte përgatitur në favor të kompanisë “Novatek Inv”, dhe më pas Komisioni Kundër Korrupsionit alarmoi se kishte dyshime për keqpërdorim të të dhënave personale të qytetarëve gjatë zbatimit të kësaj dhe një kontrate tjetër.
Siç shkruam, më 21 janar 2021, Drejtoria brenda Ministrisë së Drejtësisë publikoi një njoftim për prokurim publik për dixhitalizimin e librave të regjistrit civil.
Sipas të dhënave nga Byroja e Prokurimeve Publike, Administrata, e drejtuar nga drejtori i atëhershëm Bujar Dardishta, më 1 mars nënshkroi një kontratë me kompaninë “Novatek Inv” me vlerë 29.5 milionë denarë ose pothuajse 480 mijë euro, sa ishte vlera e parashikuar e prokurimit.
Të dhënat nga Regjistri Qendror treguan se Novatek Inv u themelua më 9 dhjetor 2020 nga Lirim Fetai, i cili është edhe menaxheri i kompanisë, aktiviteti kryesor i së cilës është “tregtia me shumicë jo e specializuar”.
Kjo kompani e sapokrijuar ishte pjesëmarrësja e vetme në procedurën e tenderit, e cila paraqiti një ofertë dhe më pas lidhi një kontratë në një shumë identike me vlerën e parashikuar të prokurimit, e cila, rastësisht, nuk u publikua në njoftim.
Edhe pse kjo është një kompani e re, e cila nuk ka pasur kohë të arrijë aktivitet të rëndësishëm ekonomik dhe biznesi dhe të mbledhë përvojë në kompani, Fetai pohoi në atë kohë se së bashku me ekipin e tij kanë më shumë se 15 vjet përvojë në fushën e teknologjive të IT-së në vend.
Si rezultat i kësaj përvoje, thekson Fetai, kompania e tij arriti të nënshkruajë kontrata dhe të bëhet partnere e markave më të mëdha botërore, si DELL, IBM dhe të tjera, brenda dy muajsh.
Megjithatë, si një kompani e sapoformuar, Novatek Inv arriti të kualifikohej dhe në fund të fundit të lidhte një kontratë prokurimi publik sepse dokumentacioni i tenderit nuk përcaktonte kritere të rrepta në lidhje me kompanitë si persona juridikë, siç ishin lloji i të ardhurave të gjeneruara gjatë një periudhe disavjeçare dhe një listë e projekteve të përfunduara të një lloji të caktuar.
Lidhur me këtë situatë, Zyra e Gjendjes Civile u përgjigj se prokurimi publik specifik ishte kryer nëpërmjet një procedure të hapur në të cilën, siç theksojnë ata, të gjithë operatorët ekonomikë të interesuar kishin të drejtë të merrnin pjesë, pavarësisht se kur ishin themeluar.
Në të njëjtën kohë, ata theksuan se u kishin mundësuar edhe kompanive të huaja të merrnin pjesë në procedurë.
Më parë, Administrata lidhi dy kontrata për dixhitalizimin e librave të regjistrit civil, pra për skanimin e të dhënave dhe futjen e të dhënave, me kompaninë “Aukta”.
Marrëveshja e parë u lidh nga të dyja palët në fund të vitit 2019 në shumën prej 6.7 milionë denarësh ose 109,000 eurosh, ndërsa e dyta në mars të vitit 2020 për një shumë prej rreth 22 milionë denarësh ose mbi 357,000 eurosh.
“Aukta” ishte gjithashtu një kompani relativisht e re përpara se të përfundonte marrëveshjen e saj të parë me UMK-në, duke pasur parasysh se u formua në fillim të vitit 2019.
Rastësisht, në të njëjtën ditë që Administrata nënshkroi kontratën me Novatek Inv për dixhitalizimin e librave të regjistrit civil, ajo nënshkroi edhe një kontratë me Aukta për furnizimin e softuerit me vlerë 11.5 milionë denarë ose 187 mijë euro, me përsëri vetëm një ofertues.
Kur e publikuam këtë histori, Komisioni Kundër Korrupsionit nisi procedurat, ndërsa Prokuroria njoftoi se po e ndiqte çështjen.
Një vit e gjysmë më vonë, Policia Financiare ngriti kallëzime penale kundër 3 individëve dhe 1 personi juridik për keqpërdorim të detyrës dhe autoritetit zyrtar. Në fund të vitit 2022, ata njoftuan:
“Personi i parë i raportuar, në cilësinë e menaxherit në Zyrën e Regjistrimit Civil, dhe personi i dytë i raportuar – punonjës i UMK-së, si persona që kanë hartuar specifikimet teknike dhe kushtet për përzgjedhjen kualitative, të nxitura nga personi i tretë i raportuar në cilësinë e pronarit dhe menaxherit të personit të katërt juridik të raportuar – “Novatek Inv”, kanë keqpërdorur pozitën dhe autoritetin e tyre zyrtar në një mënyrë që, në kundërshtim me parimin e ekonomicitetit, efikasitetit dhe përdorimit efektiv të fondeve publike, gjatë vitit 2021 kanë hartuar dokumentacion tenderimi me kushte diskriminuese dhe joproporcionale për përzgjedhje kualitative për prokurimin publik të shërbimeve për dixhitalizimin e librave të regjistrit civil dhe prokurimin publik të pajisjeve kompjuterike.
Njëkohësisht, ata theksuan se me kriteret diskriminuese dhe joproporcionale për përzgjedhje cilësore të përcaktuara në këtë mënyrë dhe kontratën e lidhur me “Novatek Inv”, furnizimi i pajisjeve kompjuterike për nevojat e Zyrës së Regjistrimit Civil është kryer me çmime shumë më të larta se çmimet reale të tregut, dhe me këtë të denoncuarit i kanë shkaktuar dëm Zyrës së Regjistrimit Civil në shumën totale prej 2.836.260 denarësh.
“Përveç kësaj, i pandehuri i parë dhe i dytë, të nxitur nga i pandehuri i tretë, në specifikimet teknike për prokurimin publik të shërbimeve të dixhitalizimit, kanë parashikuar një artikull për “mbështetje teknike në procesin e futjes së të dhënave” në shumën prej 359.507 denarësh tarifë fikse mujore, për të cilat shërbime Administrata aktualisht kishte kontratë me një person tjetër juridik dhe kështu, pa ndonjë nevojë reale, Administrata faturohet për të njëjtin shërbim dy herë, një herë nga “Novatek Inv”, dhe një herë nga personi tjetër juridik, gjë që i shkaktoi dëm Administratës për mbajtjen e regjistrave civilë në shumën totale prej 2.157.042 denarësh”, njoftoi atëherë Policia Financiare.
Gjashtë muaj më vonë, reagoi edhe Komisioni Kundër Korrupsionit, duke përcaktuar se procedurat e tenderit nuk parashikonin masa të përshtatshme mbrojtëse për të ruajtur privatësinë, pra të dhënat personale të qytetarëve, gjatë skanimit, kontrollit, menaxhimit, transferimit dhe përpunimit të të dhënave personale nga operatorët ekonomikë të angazhuar bazuar në marrëveshjet e lidhura me Zyrën e Regjistrimit Civil.
Sipas aktivistëve kundër korrupsionit, gjatë përcaktimit të kushteve, kërkoheshin certifikata që vërtetonin cilësinë e operatorëve ekonomikë për punën me të dhëna dhe informacione të klasifikuara, pra konfidenciale, por jo cilësinë për mbledhjen, kontrollin, përpunimin dhe transmetimin e të dhënave personale, të cilat nuk klasifikohen si konfidenciale, por i nënshtrohen rregulloreve të larta të mbrojtjes në përputhje me legjislacionin për mbrojtjen e të dhënave personale.
“Kodi burimor për qasjen në të dhënat nga librat e regjistrit civil u dha në një USB, dhe dorëzimi u nënshkrua nga një punonjës i Administratës së Regjistrit Civil të Republikës së Maqedonisë, si ofrues, dhe nga operatori ekonomik Novatek Inv si marrës”, tha Komisioni, duke shtuar se ky rast përfshin një rrezik të lartë të tregtisë së të dhënave personale.
Pasi Agjencisë për Mbrojtjen e të Dhënave Personale iu kërkua të kryente një mbikëqyrje të jashtëzakonshme në Administratë, me qëllim që të verifikohej se kush kishte qasje në dokumentet e të dhënave personale të skanuara, si ruheshin ato dhe nëse mbroheshin, nëse sistemi i krijuar për mbrojtjen e tyre ishte efektiv dhe nëse përdoreshin për qëllime të paligjshme, Agjencia kreu një mbikëqyrje të jashtëzakonshme dhe arriti në përfundimin se kishte mangësi serioze në dixhitalizimin e librave të regjistrit civil.
Konkretisht, AZLP përcaktoi se UVMK nuk ka të dhëna për harduerin, serverat dhe aplikacionet softuerike në të cilat përpunohen të dhënat personale, të dhënat personale ruhen në një server pa qenë në gjendje të identifikohet kush ka qasje në server, operatorët ekonomikë i kanë mbledhur të dhënat pa u shoqëruar nga zyrtarë, dhoma ku u skanuan të dhënat personale nuk ishte e siguruar fizikisht, identiteti i personit që ka hyrë në modulet softuerike ku u futën të dhënat e skanuara dhe të dhënat personale nuk mund të përcaktohet, etj.
Përveç kësaj, Komisioni Kundër Korrupsionit tregoi më pas se ekziston dyshimi se tenderët janë marrë si produkt i ndikimeve të paligjshme.
Që atëherë, nuk ka pasur informacion në lidhje me rezultatin e akuzave penale, por dyshimet për operacione të papërshtatshme dhe të paligjshme në këtë segment janë përforcuar dhe mbështetur nga raporti i fundit i auditimit.
Ndërkohë, ne njoftuam gjithashtu se, ndërsa Prokuroria po heton të vjetrën, Zyra e Regjistrimit Civil ka lidhur një marrëveshje të re dixhitalizimi me kompaninë kroate “King ICT”, e cila parashikonte skanimin dhe futjen e një milion të dhënave për një shumë prej gati një milion eurosh.
